Dataskyddsbeskrivning

29.5.2026

1. Personuppgiftsansvarig

Sakari Alhopuron säätiö sr
3097088–4

2. Registrets namn

Sakari Alhopuros stiftelses stipendiesystem

3. Den personuppgiftsansvariges kontaktperson

Kontaktperson är stiftelsen verkställande direktör Carita Rantanen.
E-postadress: fornamn.efternamn@sakarialhopuronsaatio.fi
Telefonnummer: +358 40 5039 609

4. Ändamålet med och den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter

Personuppgifterna samlas in och behandlas för att möjliggöra ändamålet med stipendiestiftelsens verksamhet. Personuppgifterna används för behandling av stipendieansökningar och beviljade stipendier, för kontakt samt för att möjliggöra och utveckla uppföljningen av den elektroniska tjänsten. Den rättsliga grunden för lagringen och behandlingen av den sökandes personuppgifter utgörs av den sökandes samtycke och stiftelsens berättigade intresse som idkare av stipendiestiftelseverksamhet. Den rättsliga grunden för att lagra och behandla uppgifter om andra personer än den sökande är förutom stiftelsens berättigade intresse som idkare av stipendiestiftelseverksamhet även den sökandes berättigade intresse som möjlig stipendiemottagare.

I registret lagras de uppgifter som uppges i stipendieansökningarna inkl. personuppgifter samt uppgifter i anslutning till utbetalningen av beviljade stipendier, till hur projektet eller forskningen framskrider och till slutrapporteringen. För systemet samlas det in kontaktuppgifter till dem som söker stipendium, arbetsgruppens medlemmar samt arbetsorganisationens behöriga representant. De här uppgifterna inkl. personuppgifter samlas in från dem som söker och dem som beviljas stipendier.

Därtill samlas det in betalningsuppgifter för stipendierna, information om den sökandes aktiviteter på stipendieportalen och tekniska uppgifter i anslutning till användningen, som logguppgifter. Dessutom samlas den interna kommunikationen inom systemet mellan den registrerade och den personuppgiftsansvarige in.

För att ansökan ska godkännas för behandling förutsätts att den sökande lämnar de uppgifter som begärs på Ansökningsblanketten och i bilagorna. Om den sökande inte lämnar tillräckliga personuppgifter kan ansökan lämnas obehandlad.

5. Grupper som tar emot personuppgifter

Personuppgifter behandlas av stiftelsens verkställande direktör, bedömare som stiftelsen separat utser, den sökandes eventuella referenser, stiftelsens styrelse, personer som ger tekniskt stöd, redovisningsbyråns namngivna användare, revisorerna och eventuellt andra som beviljar stipendier. Målet är att visa
personuppgifterna endast i den omfattning som mottagargruppen behöver dem.

6. Skydd av registret

Endast namngivna personer har åtkomst till stipendiesystemet. För att få använda registret krävs att man harett personligt användarnamn. Huvudanvändaren anger även vilken användarnivå de övriga användarna ges rätt till. För att kunna logga in i systemet förutsätts ett personligt lösenord och användningen av systemet sker via en krypterad SSL-anslutning. Användningen av och inloggningen i registret övervakas.

Uppgifterna lagras i tjänstens databaser som är skyddade med brandväggar och annan teknik. De servrar där registret finns administreras av en extern serviceleverantör. Stipendiesystemet finns i Microsofts molntjänst Azure i Holland. Databaserna finns i låsta och bevakade rum och endast vissa i förväg angivna personer har tillgång till informationen.

7. Uppgifternas lagringstid

Användarnas användarnamn och relaterade personuppgifter

Användarnamnen för dem som beviljats stipendium raderas om de inte har använts på fyra (4) år.
Användarnamnen för förkastade stipendieansökningar raderas ett år efter att de senast använts.

Ej färdigställda ansökningar

Den sökande kan själv radera ansökningar som inte är färdigställda.
Stiftelsen raderar halvfärdiga ansökningar och användarnamnen för dem årligen efter ansökningsperiodens slut.

Ansökningar och bilagor

För dem som fått ett positivt stipendiebeslut lagrar stiftelsen ansökningarna och deras bilagor samt behandlingsinformationen i arkiverings- och statistiksyfte samt för allmännyttig forskning så länge det behövs för att fullgöra ändamålet med stipendiestiftelsens verksamhet, dock i minst 10 år.
Uppgifterna om förkastade stipendieansökningar raderas ett år efter att ansökan lämnats in med undantag av uppgifter som behövs för statistik och vetenskaplig eller historisk forskning.

Utbetalningsuppgifter

Uppgifterna lagras så länge som de behövs med beaktande av myndighetsmeddelanden samt förvaringstiderna för bokföring och revision.

Utredningsuppgifter

Uppgifterna förvaras långvarigt för statistik- och forskningsändamål.

Styrelsens sammanträdesmaterial

Den sökandes namn, stipendiets ändamål samt det ansökta och beviljade beloppet förvaras varaktigt som bilaga till styrelsens sammanträdesmaterial.

8. Den registrerades rätt att få tillgång till sin egen information, inklusive personuppgifter

En stipendiesökande/-mottagare kan logga in i systemet och se alla de uppgifter som hen har lämnat i registret genom att öppna förhandsgranskningen av ansökningsblanketten. De aktuella kontaktuppgifterna syns och kan ändas under Inställningar > Personuppgifter.

En stipendiesökande/-mottagare har rätt och skyldighet att korrigera felaktiga uppgifter. Begäranden eller frågor i ärendet kan riktas till stiftelsen med ett internt meddelande i systemet. Personen har rätt att be att hens personuppgifter korrigeras eller raderas eller att behandlingen av dem begränsas eller att motsätta sig behandlingen av uppgifterna samt rätten att överföra uppgifterna från ett system till ett annat. Då kan ansökan inte längre behandlas.

En stipendiesökande har rätt att återkalla sitt samtycke till att hens personuppgifter lagras och behandlas inom behandlingen av stipendieansökningarna. Då kan ansökan inte längre behandlas. En stipendiesökande/-mottagare har emellertid inte rätt att granska lagrade uppgifter om bedömningen av ansökan eller uppgifter som samlats in i statistiskt syfte. Personuppgifterna som lagras bland bedömningsuppgifterna är desamma som de uppgifter som lämnats på ansökningsblanketten. En stipendiesökande/-mottagare kan överföra sin ansökningsblankett i elektroniskt pdf-format från systemet till sig själv.

En stipendiesökande har rätt att ta tillbaka ansökan och då bedöms den inte. Om det har fattats beslut om ansökan kan uppgifterna om ansökan inte helt raderas ur systemet. En stipendiesökande/-mottagare har även rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten om hen anser att personuppgifterna har behandlats på ett felaktigt sätt.

9. Utlämning av uppgifter inkl. personuppgifter

Information om stipendier som har betalats ut till fysiska personer lämnas ut till Lantbruksföretagarnas pensionsanstalt.

Information om stipendier som har betalats ut till fysiska personer lämnas ut till skatteförvaltningen. Mottagarna av beviljade stipendier och stipendiernas belopp samt eventuellt även sammandrag av forskningen/projektet publiceras på stiftelsen webbplats och i dess verksamhetsberättelse. Stiftelsen kan lämna ut uppgifter till andra som beviljar stipendier/bidrag.

Uppgifterna överlåts till undervisnings- och kulturministeriet för informationsresursen om forskningsdata (Lagen om informationsresursen för forskningsdata 1238/2021 3 och 4 §; metadata om och sammanfattningar av publikationer och andra forskningsresultat, metadata om och beskrivningar av forskningsmaterial, data som hänför sig till forskningsinfrastruktur, uppgifter om forskningsaktörer, metadata och sammanfattningar om forskningsprojekt och forskningsfinansiering, forskarnas uppgifter om sig själva, sina forskningsaktiviteter och sina meriter.). Grunden är en sådan rättslig förpliktelse som avses i artikel 6 (1) underpunkt c i dataskyddsförordningen. Dataskyddsmeddelande för informationsresursen för forskningsdata: https://forskning.fi/sv/privacy.

10. Användning av artificiell intelligens

Systemet använder Microsoft Azures AI-tjänster i EU-området för följande ändamål: handledningsstöd för huvudanvändare, språköversättningar, sammanfattning av bedömartexter, generering av svarsförslag på sökandens meddelanden och klassificering av ansökningar med etiketter. Sökandens meddelanden pseudonymiseras före behandling. Sådant automatiserat beslutsfattande som avses i artikel 22 GDPR utförs inte. Personuppgiftsbiträde: Microsoft Ireland. AI-utvärderingssammanfattningar bevaras högst lika länge som ursprungliga utvärderingar; AI-genererade etiketter så länge ansökan bevaras; tekniska loggar högst 12 mån; sessionsinnehåll lagras inte permanent.