TIETOSUOJASELOSTE

29.5.2026

1. Rekisterinpitäjä

Sakari Alhopuron säätiö sr
3097088–4

2. Rekisterin nimi

Sakari Alhopuron säätiön apurahajärjestelmä

3. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö

Yhteyshenkilönä toimii säätiön toimitusjohtaja Carita Rantanen
Sähköpostiosoite: etunimi.sukunimi@sakarialhopuronsaatio.fi
Puhelinnumero: 040 5039 609

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja kerätään ja niitä käsitellään apurahasäätiön toiminnan tarkoituksen mahdollistamiseksi. Henkilötietoja käytetään apurahahakemusten ja myönnettyjen apurahojen käsittelyyn ja yhteydenpitoon sekä sähköisen palvelun toiminnan seurannan mahdollistamiseksi ja kehittämiseksi. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on hakijan henkilötietojen tallentamisen ja käsittelyn osalta hakijan suostumus ja säätiön oikeutettu etu apurahasäätiötoiminnan harjoittajana. Muiden henkilöiden kuin hakijan tietojen tallentamisen ja käsittelyn oikeusperusteena on paitsi säätiön oikeutettu etu apurahasäätiötoiminnan harjoittajana myös hakijan oikeutettu etu mahdollisena apurahan saajana.

Rekisteriin tallennetaan apurahahakemuksissa annetut tiedot, ml. henkilötiedot, sekä myönnettyjen apurahojen maksatukseen ja tutkimuksen tai hankkeen edistymiseen ja loppuraporttiin liittyvät tiedot. Järjestelmään kerätään yhteystietoja apurahan hakijasta, työryhmän jäsenistä sekä työskentelyorganisaation toimivaltaisesta edustajasta. Nämä tiedot, ml. henkilötiedot, kerätään apurahan hakijoilta sekä apurahan saajilta.

Lisäksi kerätään apurahojen maksatus- ja maksutietoja, tieto hakijan käyttäytymisestä apurahaportaalissa ja käyttöön liittyviä teknisiä tietoja, kuten lokitietoja tapahtumista. Lisäksi kerätään rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välinen järjestelmän sisäinen viestintä.

Jotta hakemus hyväksytään käsiteltäväksi, edellytetään hakijalta hakemuslomakkeella ja liitteissä olevien henkilötietojen antamista. Mikäli riittäviä henkilötietoja ei anneta, hakemus voidaan jättää käsittelemättä.

5. Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja käsittelevät säätiön toimitusjohtaja, säätiön erikseen määrittelemät arvioijat, hakijan nimeämät mahdolliset suosittelijat, säätiön hallitus, teknistä tukea antavat henkilöt, tilitoimiston nimetyt käyttäjät, tilintarkastajat ja mahdollisesti toiset apurahojen myöntäjät. Henkilötietoja pyritään näyttämään vain siinä laajuudessa, kun se on vastaanottajaryhmän toiminnan kannalta tarpeellista.

6. Rekisterin suojaus

Pääsy apurahajärjestelmään on vain nimetyillä henkilöillä. Rekisterin käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Järjestelmään kirjautuminen edellyttää henkilökohtaista salasanaa ja järjestelmän käyttö tapahtuu salatun SSL yhteyden kautta. Rekisterin käyttöä ja sisäänkirjautumisia valvotaan. Tiedot kerätään palvelun tietokantoihin, jotka ovat palomuurein ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Palvelimet, joilla rekisteri on, ovat ulkopuolisen palveluntarjoajan ylläpitämiä. Palveluntarjoaja vastaa laitteiden suojauksesta. Apurahajärjestelmä sijaitsee Microsoftin Azure-pilvipalvelussa Hollannissa. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa, ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.

7. Tietojen säilytysaika

Käyttäjien käyttäjätunnukset ja niihin liittyvät henkilötiedot

• Myönteisen apurahan saaneiden henkilöiden käyttäjätunnus poistetaan, jos sitä ei ole käytetty neljään (4) vuoteen.
• Hylättyjä apurahahakemuksia koskevat käyttäjätunnukset poistetaan vuoden kuluttua niiden viimeisestä käytöstä.

Keskeneräiset hakemukset

• Hakija voi itse poistaa keskeneräiset hakemukset.
• Säätiö poistaa keskeneräiset hakemukset ja niihin liittyvät käyttäjätunnukset vuosittain apurahahaun päättymisen jälkeen.

Hakemukset liitteineen

• Säätiö säilyttää myönteisen apurahapäätöksen saaneet hakemukset liitteineen ja käsittelytietoineen arkistointi-, tilastointi- ja yleishyödyllistä tutkimustarkoitusta varten, niin kauan kuin on tarvetta apurahasäätiön toiminnan tarkoituksen mahdollistamiseksi, kuitenkin vähintään 10 vuotta.
• Hylättyjä apurahahakemuksia koskevat tiedot poistetaan vuoden kuluttua hakemuksen jättämisestä, lukuun ottamatta tilastointia ja tieteellistä tai historiallista tutkimustarkoitusta varten tarvittavia tietoja.

Maksatustiedot

• Tietoja säilytetään tarpeellinen aika huomioon ottaen viranomaisilmoitukset sekä kirjanpidon ja tilintarkastukseen liittyvät säilytysajat.

Selvitystiedot

• Tietoja säilytetään pitkäaikaisesti tilastointi- ja tutkimustarkoituksessa.

Hallituksen kokousmateriaali

• Pysyvästi säilytetään hallituksen kokousmateriaalien liitteenä hakijan nimi, apurahan tarkoitus, haettu ja myönnetty summa sekä saatu selvitys.

8. Rekisteröidyn oikeus päästä omiin tietoihinsa, ml. henkilötiedot

Apurahan hakija/saaja pääsee kirjautumaan järjestelmään ja näkemään kaikki antamansa rekisterissä olevat tiedot avaamalla hakulomakkeen esikatselun. Ajantasaiset yhteystiedot näkyvät ja niitä pääsee muuttamaan kohdasta Asetukset > Henkilötiedot. 

Apurahan hakijalla/saajalla on oikeus ja velvollisuus korjata virheelliset tiedot. Pyynnöt ja kysymykset voi osoittaa säätiölle järjestelmän sisäisellä viestillä. Henkilöllä on oikeus pyytää henkilötietojensa oikaisemista tai poistamista taikka tietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tietojen käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Tällöin hakemusta ei voida enää käsitellä.

Apurahan hakijalla on oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojensa tallentamiseen ja käsittelemiseen apurahahakemusten käsittelyssä. Tällöin hakemusta ei voida enää käsitellä.

Apurahan hakijalla/saajalla ei kuitenkaan ole tarkastusoikeutta tallennettuihin hakemuksen arviointitietoihin eikä tilastotarkoituksiin kerättyihin tietoihin. Arviointitietoihin tallennetut henkilötiedot ovat samat kuin hakulomakkeella annetut tiedot.

Apurahan hakija/saaja voi siirtää hakemuslomakkeensa järjestelmästä sähköisessä pdf-muodossa itselleen.

Apurahan hakijalla on oikeus peruuttaa hakemus, jolloin hakemusta ei arvioida. Mikäli hakemuksesta on jo tehty päätös, ei hakemuksen tietoja voida kokonaan poistaa järjestelmästä.

Apurahan hakijalla/saajalla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli hän katsoo henkilötietoja käsitellyn virheellisesti.

9. Tietojen, ml. henkilötietojen, luovutus

Tieto luonnollisille henkilöille maksetuista apurahoista luovutetaan Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle sekä verohallinnolle.

Myönnettyjen apurahojen saajat ja määrät sekä mahdollisesti myös tutkimuksen/hankkeen tiivistelmät julkaistaan säätiön verkkosivuilla ja toimintakertomuksessa. Säätiö voi luovuttaa tietoja toisille apurahojen/avustusten myöntäjille.

Tietoja luovutetaan Opetus- ja kulttuuriministeriölle tutkimustietovarantoon (Laki tutkimustietovarannosta 1238/2021 3 ja 4 §; julkaisujen ja muiden tutkimustuotosten metatiedot ja tiivistelmät, tutkimusaineistojen metatiedot ja kuvailut, tutkimusinfrastruktuurien tiedot, tutkimustoimijoiden tiedot, tutkimushankkeiden ja tutkimusrahoituksen metatiedot ja tiivistelmät, tutkijoiden tiedot, tutkijoiden muiden tutkimusaktiviteettien tiedot ja meriittitiedot). Peruste on tietosuoja-asetuksen 6(1) artiklan c alakohdassa tarkoitettu lakisääteinen velvoite. Tutkimustietovarannon tietosuojailmoitus: https://tiedejatutkimus.fi/fi/privacy.

10. Tekoälyn käyttö

Järjestelmässä käytetään Microsoft Azuren tekoälypalveluita EU-alueella seuraaviin tarkoituksiin: pääkäyttäjien ohjeavustus, kielikäännökset, arvioijien arviointitekstien yhteenveto, hakijaviestien vastausehdotusten tuottaminen ja hakemusten luokittelu tageilla. Hakijaviestit pseudonymisoidaan ennen käsittelyä. GDPR 22 -artiklan mukaista automaattista päätöksentekoa ei tehdä. Käsittelijä: Microsoft Ireland. AI-arviointikoostetta säilytetään enintään yhtä kauan kuin alkuperäisiä arviointeja; AI-tuotetut leimat hakemuksen säilytysajan mukaisesti; tekniset lokit enintään 12 kk; istuntosisällöt eivät tallennu pysyvästi.